Všechny reference

Elektronické schvalování dokladů pro skupiny společností

Čtyři skupiny firem z různých odvětví (development a obchod, potravinářství a sport, stavebnictví, diverzifikovaná podnikatelská skupina)

Papírové a e-mailové kolování dokladů jsme nahradili řízeným víceúrovňovým schvalováním s plným auditem a obousměrným napojením na ERP — ve čtyřech samostatných nasazeních.

Výzva

Faktury, objednávky a smlouvy kolovaly papírově a e-mailem, bez přehledu o stavu a bez auditu. Každá skupina firem měla jiná pravidla a jiný rozsah dokladů.

Řešení

Náš tým vyvinul a dlouhodobě rozvíjí systém na společném jádru se čtyřmi nasazeními. Schvalovací pravidla si konfiguruje byznys uživatel bez programování; položky faktur se rozúčtují na střediska přímo při schvalování a zapíšou zpět do ERP. Nová generace doplňuje automatický příjem faktur e-mailem a AI vytěžení dokladů.

Výsledky:

• Čtyři produkční nasazení, každé multi-company (jedna instalace pro celou skupinu firem)
• Napříč nasazeními se zpracuje přibližně 24 000 faktur ročně
• Rozúčtování položek faktur na střediska přímo při schvalování, se zpětným zápisem do ERP
• Schválení jedním kliknutím z e-mailu i z mobilní aplikace; zastupování a delegování
• Odhadem tisíce ušetřených hodin ročně oproti papírovému oběhu (odhad z praxe, ne měření)

Jedno jádro, čtyři různé firmy

Tentýž systém obsluhuje čtyři skupiny z odlišných odvětví — od developmentu přes potravinářství po stavebnictví. Každé nasazení má vlastní rozsah dokladů a vlastní schvalovací pravidla, která si nastavuje byznys uživatel přes rozhodovací tabulky, ne programátor. Multi-company provoz znamená oddělená data a podpisy pro každou firmu skupiny z jedné instalace.

Nová generace s AI vytěžováním

Nejnovější generace systému, která běží v pilotním provozu, přijímá faktury přímo z e-mailové schránky, automaticky vytěží hlavičku i položky dokladu (včetně pozic na dokumentu), ověří partnera a IBAN a spolehlivě vyměňuje data s ERP. Odhad úspory při přibližně 24 000 fakturách ročně a několika ušetřených minutách na doklad odpovídá řádově tisícům hodin ročně — uvádíme ho jako odhad z praxe, ne jako certifikované měření.