Všetky referencie

Elektronické schvaľovanie dokladov pre skupiny spoločností

Štyri skupiny firiem z rôznych odvetví (development a obchod, potravinárstvo a šport, stavebníctvo, diverzifikovaná podnikateľská skupina)

Papierové a e-mailové kolovanie dokladov sme nahradili riadeným viacúrovňovým schvaľovaním s plným auditom a obojsmerným napojením na ERP — v štyroch samostatných nasadeniach.

Výzva

Faktúry, objednávky a zmluvy kolovali papierovo a e-mailom, bez prehľadu o stave a bez auditu. Každá skupina firiem mala iné pravidlá a iný rozsah dokladov.

Riešenie

Náš tím vyvinul a dlhodobo rozvíja systém na spoločnom jadre so štyrmi nasadeniami. Schvaľovacie pravidlá si konfiguruje biznis používateľ bez programovania; položky faktúr sa rozúčtujú na strediská priamo pri schvaľovaní a zapíšu späť do ERP. Nová generácia dopĺňa automatický príjem faktúr e-mailom a AI vyťaženie dokladov.

Výsledky:

• Štyri produkčné nasadenia, každé multi-company (jedna inštalácia pre celú skupinu firiem)
• Naprieč nasadeniami sa spracuje približne 24 000 faktúr ročne
• Rozúčtovanie položiek faktúr na strediská priamo pri schvaľovaní, so spätným zápisom do ERP
• Schválenie jedným klikom z e-mailu aj z mobilnej aplikácie; zastupovanie a delegovanie
• Odhadom tisíce ušetrených hodín ročne oproti papierovému obehu (odhad z praxe, nie meranie)

Jedno jadro, štyri rôzne firmy

Ten istý systém obsluhuje štyri skupiny z odlišných odvetví — od developmentu cez potravinárstvo po stavebníctvo. Každé nasadenie má vlastný rozsah dokladov a vlastné schvaľovacie pravidlá, ktoré si nastavuje biznis používateľ cez rozhodovacie tabuľky, nie programátor. Multi-company prevádzka znamená oddelené dáta a podpisy pre každú firmu skupiny z jednej inštalácie.

Nová generácia s AI vyťažovaním

Najnovšia generácia systému, ktorá beží v pilotnej prevádzke, prijíma faktúry priamo z e-mailovej schránky, automaticky vyťaží hlavičku aj položky dokladu (vrátane pozícií na dokumente), overí partnera a IBAN a spoľahlivo vymieňa dáta s ERP. Odhad úspory pri približne 24 000 faktúrach ročne a niekoľkých ušetrených minútach na doklad zodpovedá rádovo tisícom hodín ročne — uvádzame ho ako odhad z praxe, nie ako certifikované meranie.